Етикета на деловни писма: барања и правила за изготвување

Опис и резиме на бонтон етикета за читање за бесплатно онлајн.

Етикета за бизнис писмо

Денес, традиционалниот систем на кореспонденција на бизниси претрпе радикални промени. Благодарение на модерните средства за комуникација и темпото на животот, писма стигнуваат до примачот речиси на молскавична брзина. Покрај тоа, тие често стануваат составен дел на деловните процеси. Меѓутоа, недостатокот на време за читање на долги и збунети пораки за интензивно работно производство и, згора на тоа, во сферата на меѓународните односи, често ја исклучува можноста целосно да се земат предвид предлозите на нивните автори.

Во тој поглед, секој менаџер и неговиот протокол или ПР-служба има итна потреба да ја подобрат културата на деловното пишување: треба да бидете во можност да изберете тип на писмо или одговор кој е соодветен за одредена ситуација, да ги примените соодветните формули за јазици, да ги уредувате своите текстови, да дејствувате како дизајнер и коректор така што испратеното писмо го има саканиот ефект. Навистина, колку добро текстот на пораката е точен, писмен и "политички коректен", на кој документ е напишан, во кој коверт и како е испратен, успехот на решавање на конкретни прашања во голема мера ќе зависи од работата на претпријатијата, институциите и образовните институции. туку и односот помеѓу земјите.

Затоа, поставивме цел - да објавиме книга во стилот на модерниот "Писател", кој секој ден и час ќе им помогне на сите оние кои се вклучени во орбитата на меѓународните односи компетентно и ефикасно да составуваат деловни писма и да ги испраќаат своите пораки соодветно во Русија и во странство.

Се надеваме дека нашето следно издание на серијата "Дипломатска библиотека" ќе им донесе практични придобивки на читателите.

Генерален директор на Државниот унитарно претпријатие "Индустрислужбата"

Епистоларниот жанр постои од античко време. Со тек на време, се промени само материјалот на кој пишувале знаци, слики и букви. На пример, во Русија, често се користеше бреза од кората, како и одбори, на кои тие направиле белешки-речници. Тие беа наречени "носот", од каде изразот "те закопа во носот". Патем, плоча со рецки може да се спушти во водата, како еден вид мејлинг.

Напишаа на кора од бреза и штици со стискање и сечење букви со дрвени, коски и железни стапови, кои беа наречени "пишување". Не е исклучено дека таквата "технологија" била измислена за да им помогне на неписмените трговци, кои требаше некако да ги фиксираат своите финансиски трансакции, предизвикувајќи прекари. Тие беа дешифрирани со броење на бројот на рецки - "стапчиња за јадење". Таквите уреди беа широко распространети не само во Русија, туку и во средновековна Европа, каде што беше исто така полна со неписмени луѓе.

Најстариот скрипта се смета за Источна. Во древниот Египет, во почетокот пишувале на сите мазни површини, на ѕидови, на рамни камења, па дури и на јадења. Во Шумер и Вавилон, глинените плочи биле широко користени. Потоа се појавија папирус и пергамент на исток, а по нив, почнувајќи од 15 век, хартија. Така, писмото и материјалите за него се многу тесно поврзани со географската, климатската и биолошката зона на човековото живеалиште.

Од античката литература добро е познато дека дури и во тоа време постоело етикета за пишување писма. Така, на пример, беше одлучено да се започне писмото не со името на примачот, туку со името на испраќачот, проследено со поздрав придружено со пријатни желби и само тогаш текстот на самата порака.

Вообичаената форма на писмото што се користеше во наше време, како и запечатените коверти, почнаа да се користат само во дваесеттите години на XIX век во Англија, а во средината на истиот век почнаа да се користат поштенски марки.

Не е важно што, но во секое време луѓето се обидуваа да ги изразат своите мисли и да ги решат итните животни проблеми преку писма, со помош на кои информации се разменети и беа направени разни предлози. Што се однесува до јазичните формули, стил и разновидност на преписки, начини на пишување писма и работа со нив - сето тоа е создадено и усовршено со векови.

Не без љубопитност. На пример, за време на владеењето на Иван Грозни немало никој што се осмелил да проговори против царот. Единствен исклучок беше Митрополитот Московски Филип. Честопати пишувал писма до царот во кој остро ја осудил опричнината и бесот што го направиле опричникот. Овие пораки пред царот демантираа дека ги нарекол "писма со писмо", покажувајќи го својот негативен став кон нивната содржина и лично до митрополитот.

Со цел да ги научат руските бирократски луѓе да пишуваат правилно, на почетокот на 18 век почнаа да се објавуваат "службеници" - збирки примероци на документи. Претходниците на "службениците" биле "формуларни", познати на Запад во VII век и се појавиле во Русија не подоцна од XV век. Тие содржеа примероци од изградбата на документи според одреден образец, шаблони на фрази и изрази кои беа интегрален дел од формалното етикетирање и ги рефлектираа официјалните односи. Друг вид на рани писатели - "титулники", кои содржат информации за тоа како да се евидентира целосната кралска титула. Бојата на хартијата, која може да биде сина, портокалова, црвена и други, авторите на службеникот советуваа да се изберат внимателно, за да не се подложи на срам за недостатокот на вкус.

Барањата за ракопис беа доволно високи. Денес ние не сме единствените кои се обидуваат да ги научат модерните руски бирократи, кои се навикнати на смс и е-пошта, да пишуваат писмени писма. На оваа сметка има масовна литература и практични прирачници. За жал, во повеќето од нив нема примероци на оптимални пишувачки обрасци и употребата на стандардни формули, што овозможуваат прецизно да ја пренесат суштината на писмото, да го изберат соодветниот тон, да го поздрават учтиво и да се поздрават правилно.

Се верува дека најдобрите господари на епистоларниот жанр се дипломати, чиј збор и, згора на тоа, "напишано со пенкало" секогаш треба да звучи прецизно и јасно. Затоа, би бил особено среќен ако ја најдам оваа книга корисна.

Класификација на бизнис-писмо

Бизнис писма се официјални документи кои се користат за решавање на различни проблеми кои се јавуваат во процесот на деловна комуникација, како и бројни оперативни прашања. Покрај тоа, во форма на бизнис писма, честитки и благодарност може да се испрати или предаде во име на раководството на претпријатијата, институциите, организациите, вклучувајќи ги и дипломатските и конзуларните претставништва. Во овој случај, писма и писма со благодарност од шефовите на јавни органи се изедначени со награди.

Многу референтни книги ги делат деловните писма според нивните функционални карактеристики во две групи:

✓ Писма за кои е потребен одговор (писмо за испитување, писмо за барање, жалбена исправа, писмо за предлози итн.),

✓ букви кои не бараат писмо со одговор (предупредувачко писмо, писмо за потсетување, писмо за покана итн.).

Сепак, општоприфатените правила за протоколи, кои се задолжителни не само за дипломати и службеници, туку и за сите вработени, бараат задолжителен одговор на сите примени писма (со исклучок на циркуларните и писмените писма, како и вербалните белешки).Така, не само што се информирани за нивниот прием, туку исто така се заблагодаруваат за поканување и потврдување на учество или не учество во настанот, како и прифаќање или несогласување со потсетникот или со неоправдано предупредување.

Со структурни карактеристики Бизнис писма се поделени на:

✓ стандард, составен според одредена регулатива во согласност со темата и напишана во форма на стандардни синтаксички структури,

✓ Авторско право, напишано на свој начин на авторот и земајќи го предвид карактерот на примачот

По тема деловните писма се поделени на:

✓ бизнис, правејќи економски, правни и финансиски односи со партнери,

✓ Комерцијални, кои се занимаваат со прашања за логистика и продажба, гарантираат обврски, итн.

Според форма на заминување Бизнис писма се поделени на:

✓ коверти испратени по курир или по пошта

✓ факсимил, испратен по факс,

✓ електронски, испратени по е-пошта.

Во овој случај, е дозволено истовремено да испраќаат пораки до неколку адреси. Сепак, според општоприфатените стандарди на бонтон, писма наменети за истовремено испраќање до неколку адреси може да бидат само кружни, придружни или во форма на пораки наменети за широк опсег на луѓе, како и во форма на соопштенија за медиумите.

Што е бонтон

Пред да зборувате за бизнис писмо, прво мора да се сетите што е бонтон. Ова е воспоставен редослед на однесување во општеството, збир на начини и правила на таканаречениот добар тон, кој секоја интелигентна, образована личност мора да ја следи за да не биде позната како некултурна. Овие историски правила се составен дел на општеството.

Писмена култура: општи карактеристики

Културата на пишување, се разбира, не се однесува само на деловното пишување. Постојат многу видови и начини на пишана комуникација. Сите се различни, секој има свои карактеристики, но има некои заеднички карактеристики. Меѓу нив се следниве:

потпирање на нормализиран книжен јазик со претпоставка за не-книга речник,
употреба на комплексна синтакса
фиксен збор цел во реченицата,
јасна текстуална структура
висока писменост.

Етикета на деловни писма

Кога може да се бара да напишеме деловно писмо? Се разбира, ако правиме бизнис со организации и / или поединци. Она што го пишуваме за нашите партнери, колеги, клиенти, начинот на кој го подготвуваме нашето писмо, ќе стане лице на нашата компанија и ќе ни претстави или во поволно светло, или во не толку добро. Освен, се разбира, ние не сме компетентни во етикетата за пишување деловни писма. За да не го изгубите лицето, мора да ги научите следните трикови. Патем, исто така е корисно да се има такво знаење, бидејќи најмалата грешка, малата неконзистентност со правилата може да претвори бизнис писмо во некомпетентна од правна гледна точка.

Специфичност на деловните односи

Пред да зборува директно за етикетата на деловни писма, неопходно е да се разбере како деловните односи се разликуваат воопшто, што ги карактеризираат, кои се нивните карактеристики. Главната карактеристика на работните односи е отсуството (или целосна или речиси комплетна) во овие многу односи на лична сенка. Како по правило, на работа секој од нас е крајно собран, мирен, љубезен - тешко дека некој ќе танцува со бубен, на пример, или ќе изврши други дејства сосема логично во друштво на пријатели, туку е смешно за работната средина. Ова, пак, се однесува, на пример, не само акти, туку и емоции - можете да си дозволите да се смеете или да се насмевнете, па дури и мала манифестација на гнев, но хоринската смеа, хистерии, солзи и слично изгледаат сосема несоодветни, сето ова се однесува само на емоции на работа. На работа, ние обично носат маски, демонстрирајќи вештина, конзистентност и смиреност.

Деловната комуникација не може да се заврши кога сака. Деловниот партнер или клиентот нема да разберат ако во средината на важна средба одеднаш се кренеме и ја напуштиме публиката. Не можете да го игнорирате соговорникот, не можете да одговорите на повици или писма. Сите овие карактеристики заедно помагаат подобро да разберат што би требало да биде говорното етикетирање на деловното пишување.

Општи барања

Првото нешто што го обрнуваме вниманието кога примаме писмо е хартија. Според барањата на етикетата на деловното писмо, хартијата секогаш мора да биде кристално јасна и во никој случај не снема. Адресата на пораката ќе има најдобар впечаток за организацијата ако писмото се покажува како писмо на компанијата. Првата страница не е нумерирана, на сите други арапски бројки се спуштаат.

Постои уште една многу важна точка во етикетата на деловна кореспонденција. Бизнис пишувањето подразбира висока писменост и отсуство на правописни грешки. Затоа, ако има недостатоци во познавањето на руската граматика, се препорачува да не брзате да испраќате кореспонденција, но повторно да ја проверите за можните недостатоци.

Исто така, општата препорака за хартија и за електронска пошта е желбата да не се користат комплексни структури во вашиот пишан говор - ова е соодветно само во правните документи. Не користете кратенки - само општо прифатено. Но, во нормата на бизнис етика се вклучени различни марки и argot - професионален жаргон. Целиот документ се чува во официјалниот деловен стил.

Друга важна точка која се чита од писмото: треба да биде што е можно љубезно и пријателски. Ниту една од кои бесмисла, суровост е надвор од прашање. Покрај тоа, бизнис писмо сугерира специфики, јасна изјава за нивните мисли.

Ако примачот не зборува руски, текстот на пораката треба да биде напишан на неговиот јазик или на меѓународен англиски јазик. Патем, таков документ треба да биде напишан само на едната страна од листот, вториот треба да остане чист.

Изготвување на документи, треба да се осигурате дека нема трансфери. Самиот текст мора да биде напишан во еден и пол или два интервали, со маргина од два сантиметри налево.

Бизнис писмо има своја јасна, посебна структура. Во исто време, не постои единствен стандард за документи за хартија: различни компании може да имаат свои варијации. Тие се придржуваат само кон одреден состав на делови од писмото: мора нужно да имаат "капа", поздрав, главен дел и збогум. Не заборавајте за личниот потпис на крајот од писмото.

Патем, таканареченото врамување на пораката - почетната и финалната фраза - се нарекува рамка за етикети. Тоа помага да се утврди вистинскиот однос со примачот. Покрај тоа, бонтонските правила на деловни писма и примери на нивното пишување ја демонстрираат употребата на различни говорни клишеа во пораките (за кои ќе се дискутира подоцна).

Важен нијанса на дизајнот на бизнис писмо останува правилно искористена жалба. Пред револуцијата во нашата земја, жалбата беше "господине" или "мадам": се сметаше универзална, т.н. Сега не постои таква универзална жалба, иако често во деловните писма се наоѓа зборот "Господар" или "Мадам" - откако ја изгуби својата претходна популарност, постепено се враќа во секојдневна употреба. Ова може да се однесува на деловен партнер, официјален, но не и на клиент или колега.

Најчесто и универзално во моментов се смета жалбата "Почитувани" или "Почитуван господине", но всушност не е така. На сличен начин, на пример, не може да се сврти кон т.н. ВИП - особено важни лица, кои се сметаат за гувернери, градоначалници, претседатели. Во овој случај, ќе треба да го започнете вашето писмо со жалбата "Почитувани" (друга опција - "Почитувани").

Ако пораката е адресирана до неколку луѓе одеднаш, и сите тие се претставници на истата професија, би било соодветно да се користи таков третман како "Драги колеги" (во случај сите приматели се жени, дозволено е да пишуваат "Драги дами", ако мажите - тогаш "Почитувани господа ") Ако писмото е испратено до адресата на едно лице, строго е забрането да не се користи име или презиме. Ова е дозволено само во горенаведениот случај (кога примачот е група на поединци) или кога комуницирате со правно лице.

Што се однесува до завршувањето на пораката, мора да се запомни: не е помалку значајно од почетокот. На крајот од писмото се надева дека е изразена надеж за понатамошна соработка, доверба во безбедното и / или наскоро решавање на проблемот и слично. Тука, исто така, не треба да се укаже на тешкотиите што се случија порано - на пример, одложување на одговорот или не примање на сите. Овие фрази се сметаат за негативни знаци на етика за деловни писма и се сметаат за неподготвеност за продолжување на врската, како и непочитување на соговорникот. Важно е да се разбере дека ова е неприфатливо.

Е-пошта: Бизнис етикета

Втората можна верзија на преписката - по е-пошта. Тука, исто така, постојат голем број на нејзини карактеристики. Така, на пример, ако примачот ја прима пораката за прв пат, тогаш е потребно да се започне со презентирање на сопствената компанија, опишување на неговите активности, со можни задачи што треба да се извршат. Во текот на долгите преписки, неопходно е да се зачува историјата на минатите писма, врз основа на која се гради секоја следна порака.

Првата буква сигурно треба да содржи поздрав и адреса. Во следните, ако е потребно, брз одговор, може да ја испуштите жалбата (доколку е соодветно). Во онлајн комуникацијата, многумина не сметаат дека е неопходно да се стават интерпункциски знаци, како и да пишуваат без големи букви. Во етикета за е-пошта, ова е неприфатливо.

Големината на е-пошта не треба да биде преголема - по правило, таа е половина од големината на хартиениот еквивалент. Во истиот случај, доколку е потребна голема количина на информации за да го извести примателот, во телото на писмото треба да се наведе само кратка придружна белешка, а самиот материјал треба да биде прикачен како прилог со Word или било која друга датотека - тоа е она што е потребно за етикета на бизнис писмо по електронска пошта. Пример за таква порака би можел да биде: "Добро попладне, драг господинот Иванов! Ви испраќаме примероци од нашите рекламни брошури. Можете да ги прочитате во прилогот ... ".

Што се однесува до потписот, тогаш тоа мора да биде. Можете да се претплатите на крајот од секоја буква, и можете да направите автоматски потпис, кој ќе биде ставен автоматски. Оваа опција често се користи од страна на претставници на големи компании. Потписот мора да го содржи вашето име, презиме, позиција, информации за контакт, место на работа. Треба да го организирате на таков начин што ќе се вклопи седумдесет ликови и ќе потрае не повеќе од пет или шест линии.

Морам да кажам неколку зборови за одговор на пораката. Бизнис етика на е-пошта подразбира одговор на порака во рок од два дена - не повеќе. Ако ви треба повеќе време, треба да го известите соговорникот. Одговорот на сите пораки го задржува угледот на компанијата или претприемачот. Со цел точно да се знае дали писмото стигна до примачот, можете да ја користите функцијата на известувањето за потврда - потврдата за испорака ќе дојде автоматски. Покрај тоа, не е забрането да се направи тест повик.

Говорни формули, или клишеа

Клеи, говорни формули, говорни марки - што и да кажете, но сепак тоа ќе биде составен дел од деловната кореспонденција. Од школскиот курс, се сеќаваме дека клишевите се нарекуваат стабилни изрази. Нема толку многу од нив:

Сожалување може да се изрази со користење на следните фрази: "За жал, немаме можност да се согласиме ...", "Жалиме да информираме ...", "За жал, ние сме принудени да известуваме ..." и така натаму.
Благодарност е означена со такви клишеа како: "Дозволете ми да ја изразам мојата благодарност ...", "Ви благодарам ...", "Со оглед на вашиот придонес ...".
Можете да поканите примач на некој настан со користење на поштенски марки: "Имаме чест да Ве поканиме ...", "Се надеваме на ваша согласност ...", "Со задоволство ве покануваме ...", "Ќе ни биде драго да те видам ..." и слично.
Можете да го комплетирате писмото со фрази: "Чекаме нови идеи од тебе ...", "Ви посакуваме успех ...", "Се надеваме на понатамошна плодна соработка ...".

Златни правила на деловна кореспонденција

Сите карактеристики и препораки во врска со водењето на деловната кореспонденција може да се постават во неколку правила. Краток етикета на бизнис писмо е како што следува:

Употребата на честитки и лични жалби, освен кога таа не е неопходна.
Секое писмо бара одговор. Со електронска интеракција, времето на одговор не треба да трае повеќе од четириесет и осум часа. Сепак, одговорот треба да биде напишан само внимателно со оглед на тоа.
Ако е можно, мора да го известите примачот за примање писмо од него. Можете исто така да го одредите тајмингот на одговорот на пораката.
Потписот на крајот на хартиеното писмо, внесено на компјутер и испечатено, мора да се стави со рака. Печатен потпис или, уште полошо, печат на негово место е знак на непочитување и лош вкус.

Честите грешки во деловната кореспонденција

Постојат неколку навидум ситници кои сепак можат да станат фатални во случај на деловна комуникација. Честопати, овие мали нешта доведуваат до прекинување на заемно корисни односи, престанок на трансакции и други такви непријатни нешта. Треба да го знаете непријателот во лице!

Не можете да пишувате (и да се јавите премногу!) За работа по часови! Колку често ние, не сакајќи да бидеме трпеливи до утрото, ги вознемируваме нашите партнери, клиенти, колеги на девет, десет или дури единаесет во вечерните часови. Се чини дека во текот на ноќта ќе исчезне, колабира, ќе пропадне и ќе биде невозможно да се спаси ситуацијата. И оние ретки примероци кои можат да се држат до утро, поради некоја причина, сметаат дека шест наутро е време да се комуницира. Впрочем, ако не спијам, тогаш никој не спие. За жал, ова однесување е само досадно и се врти против нас.
Ова веќе беше индиректно споменато, но сепак - не може да има блискост! Комуникацијата на работа се случува само на "Ти" (со голема буква, тоа значи - учтивост и почит).
Прекумерната размена на љубезност исто така може да му наштети. Прво, потребно е драгоцено време, и второ, изгледа малку досадно и здодевно. Нема потреба да бидеш ревносен.

Книги за етикета, или што да прочитате

Во денешно време има толку многу литератури што понекогаш се појавуваат во очи. Исто така има доволно книги за културата на говорот, вклучувајќи го и пишувањето.

Оние кои сакаат да бидат обучени во оваа област може да се советуваат за следните дела: "Етикета на деловното писмо" од Олег Давтян, "Култура на пишаниот јазик" на Татјана Дегертева, "Етикета на руското писмо" од Наталија Формановска и Ала Акишина, "Бизнис етикета" од Елена Бер, "Руската етикета за говорот" од Наталија Формановскаја и многу други.

Интересни факти

Барањата на етикета на бизнис писмо вклучуваат употреба на извичник на крајот на жалбата со цел да се потенцира прашањето или лицето.
Обработката на повикот кон примачот покажува поблиска и порелевантна врска, а презимето ја нагласува растојанието.
Етикетата на бизнис писма во Русија се карактеризира со израмнување на половите, бидејќи повеќето професии често се само машки.

Во согласност со правилата на деловна кореспонденција не е толку тешко, бидејќи не толку. Запомни ги - мала наука. Но, во очите на оние околу вас, лицето кое ја поседува етикета на деловни писма секогаш ќе биде образовано и културно, со кое е пријатно да се справи.

Испрати вашата добра работа во базата на знаење е едноставна. Користете ја формата подолу.

Студентите, дипломираните студенти, младите научници кои ја користат базата на знаење во нивните студии и работа ќе ви бидат многу благодарни.

Објавено на http://allbest.ru

Во текот на изминатата деценија, е-пошта стана, можеби, едно од најпопуларните средства за деловна комуникација. Денес е доста тешко да се најде човек кој не користи е-пошта во неговата практика на интерперсонални и интеркултурни комуникации. И јас не сум исклучок. Ова е веќе 15-та година од мојот секој работен ден започнува со проверка на е-пошта. Скенирање со погледот на адресите и темите на дојдовните пораки, решавам кои букви да ги прочитате и кои да ги избришете без отворање. Читајќи многубројни е-пошта, дојдов до заклучок дека, за жал, многу малку луѓе имаат идеја за правилата на етикетата за е-пошта. Но, тие мора да се почитуваат, инаку ризикуваме ненамерно да предизвикува непријатности, срам или дури и ненамерно навредување на оној на кого пишуваме. Не заборавајте дека нашата пошта е показател за нашата професионалност.

Што треба да обрне внимание на секој корисник? Оваа статија формулира 19 правила врз основа на моето долгогодишно искуство во кореспонденција со странски и руски колеги, како и искуството на други корисници на е-пошта.

1. Кога правите e-mail, пополнете ги сите полиња

Генерално, структурата на деловната е-пошта може да биде претставена на следниов начин:

1. Адреса и име на испраќачот.

2. Адреса на примачот.

5. Писмо кое се состои од поздрав, главен текст на писмото, заклучок и потпис.

2. Адреса и имеиспраќачоттреба да бидат препознатливи

Доколку некое лице чека писмо од вас, тогаш во колоната "Од" тој ќе го побара вашето име, со кое сте се претставиле себеси кога сте го запознале или адресата на е-пошта што ја дадовте во вашата визит-карта. Јас, на пример, кога ќе го добијам моето поштенско сандаче, во колоната името на испраќачот секогаш ќе го внесе моето име и презиме. Ова го правам бидејќи јас, гледајќи различни псевдоними и прекари во колоната "Од", внимателно ги отворам овие букви: што ако има спам во ова писмо или уште полошо - вирус? На пример, никогаш нема да отворам писмо со адреса [email protected], освен ако, се разбира, не знам од кого е. Затоа, за деловна кореспонденција, препорачливо е да имате email адреса која го содржи вашето вистинско име и кратенка од вашата организација, на пример, [email protected]. Најголемата доверба е предизвикана од адресата што го содржи вашето вистинско име и името на вашата организација во име на домен, на пример, [email protected].

3.Бидете сигурни да ја пополните колоната "Предметписма

Предметот на писмото е посебен предуслов за писмото. Неговото присуство во голема мера ја олеснува работата со е-пошта. Потсети се себе си да ја разгледувате Листата на теми на букви пред да одлучите да ја прочитате буквата или, без отворање, да ја испратите во ѓубрето. Судбината на писмо многу често зависи од неговиот предмет, особено ако името и адресата на испраќачот не ви кажуваат ништо. Затоа, погрижете се да научите како да го направите правилно: треба да го привлече вниманието на примачот, да биде краток - не повеќе од 50 карактери - и до точка. Поедноставниот, директно или примамливо, субјектот на вашето писмо ќе звучи, толку е поверојатно дека вашето писмо ќе биде прочитано и ќе има одговор.

Треба особено да се внимава да размислите за темата кога првпат ќе му пишете на некого. Впрочем, примачот, гледајќи ја адресата и името што не му е позната, може да мисли дека ова е спам. Друг начин за да добиете одговор или шанса да се прочитате е да го користите името на примачот во насловот. На пример, "Добра вечер, Наталија!". Овој пристап исто така ќе ја зголеми веројатноста за читање на вашата конверзација. Но, уште поинтересно е писмото со тема со фраза како "Трудово законодавство и актуелни прашања и ставови на државните органи" или "Референци со попусти". Или "Можеш ли да се справиш со мене?" Безбедно ќе го отстранам без читање, бидејќи најверојатно спам. На ист начин, јас ќе го сторам истото со писмо испратено без субјект воопшто, бидејќи бонтон на е-пошта дозволува да не одговорите на оние кои грубо го прекршуваат.

Што друго треба да се запомни кога пишувате тема? Предмет на писмото е црвената нишка на целата порака. Ако одговорите на нечија е-пошта, но основната идеја за дијалогот се менува, соодветно менувајте ја Темата, па уште подобро започнете да дискутирате за новото прашање со создавање на ново писмо, бидејќи менувањето на предметот на дискусија без промена на предметот на ова писмо може да доведе до забуна и тешкотии.

4. ИспКористете Re: за да одговорите само.

Обично, откако ќе ја прочитате е-поштата и сакате да одговорите, притиснете го соодветното копче на екранот на мониторот со глувчето и ќе добиете образец за составување на одговор во кој адреса на вашиот соговорник, текстот на неговото писмо, како и предметот на неговото писмо, пред кое значи "Одг:". Треба да се има на ум дека "Re:" е кратенка од англискиот збор "Одговор:" или "Одговор:" и значи "Мој одговор на:". Е-пошта бизнис етика

Затоа, ако предметот на писмото се промени, не заборавајте да го отстраните овој симбол. И ова воопшто не е нишка, како што можеби мислите: "Одг:" во комбинација со нова тема ќе изгледа искрено глупаво и ќе го доведе во заблуда адресата, бидејќи можеби мисли дека добил одговор на писмото што не го напишал.

5. Залепете ја адресатапоследен примач

За да избегнете предвремено испраќање, вметнете ја адресата на примачот само кога писмото е напишано, потврдено и подготвено за испраќање. Бидете внимателни со копчето "одговор": осигурете се дека испратите писмо до некој што го сакате.

6. Бидете сигурни да напишете поздрав кој се состои од поздрав збор и име на примачот.пред главниот текст на писмото

Поздрав е кратка реченица од која започнуваме писмо. За жал, постојат некои корисници кои веруваат дека поздравувањето во е-пошта не мора да биде напишано, бидејќи тоа е наводно бесмислено реликвија на хартија пошта, дека не носи никаква значајна информација и содржи само зборови на повик. Ова е фундаментално погрешно. Поздравството носи информации за воспитувањето на лицето кое го составува писмото. Претпоставувам дека не сакате да се сметате за грубо и лошо. Во овој случај, следете ги правилата за етикетирање по е-пошта.

Како поздрав, користете ја следната форма на жалба: "Добро попладне, драги (истакнати) + име, патроним на адресата" или "Почитувани (истакнати) + име, покровителство на адресата, здраво" и само потоа продолжете со целта на вашата порака. Во Европа, вообичаено е секогаш да се повикувате на "Почитувани" или помалку формално, особено ако сте запознаени со адресата, на пример "Dear + Name", дури и ако адресата не е скапа за вас. Во САД, каде што темпото на животот и преписката е поинтензивно, e-mail започнува со порака која се состои од име и кратко "Hi + име".

Ве молиме имајте во предвид дека во рускиот извичник е ставен по пишувањето во кој било жанр на кореспонденција: во деловна, приватна, службена, итн, додека на англиски јазик во сите овие жанрови се става запирка, што често предизвикува конфликт култури. Англичаните се збунети за извикот во буквите напишани од Русите: "Почитуван Џон! Луѓето што зборуваат руски се навредени од запирката по името: тие не нè почитуваат, извиковниот знак жали што "Почитувани Светлана ",?! Да, на руски извонредниот знак се користи многу почесто отколку на англиски јазик, што укажува на поголема емотивност и, очигледно, поотворена манифестација на емоции. Но, не треба да одиш крајно и да ставаш три (или повеќе) извичнички знаци, бидејќи на крајот од поздрав, тие ќе се сметаат за несоодветен крик и може да го навредуваат вашиот примач.

7.Правилно структурирајте го вашето писмо

Бидејќи читањето од екранот на мониторот е многу потешко од читањето на хартиените медиуми, многу е важно правилно да ја структурираш е-поштата.Прекинете го текстот во логички ставови и користете неколку кратки реченици наместо предолги реченици. Обидете се да имате реченици со не повеќе од 15-20 зборови. Посебни параграфи од еден на друг раздвоени или празни линии.

8.Бидете краткии и ги искажувај своите мисли суштински

Главниот текст на писмото од првиот пасус треба да го привлече вниманието на читателот колку и неговиот предмет. Запомни го ограниченото време на вашиот потенцијален читател. Неговото време е негови пари. Затоа, тој е подготвен да се ослободи од вас што е можно поскоро, односно да го испрати вашето писмо до кошницата. Не трошете време и простор на презентацијата на себе и на приказната за тоа што го правите. Впрочем, тој веќе те познава ако ти ја дал својата поштенска адреса. Започнете со целта на писмото, треба да биде јасно наведено во првата реченица. Ако првите реченици се правилно формулирани, тогаш постои голема веројатност дека примачот на вашето писмо ќе го прочита до крај.

За разлика од е-пошта, е-поштата е наменета за брз пренос на информации, затоа обидете се да не испраќате долги електронски пораки. Ако треба да испратите важни информации што содржат голема сума, подобро е да направите краток придружен текст во е-пошта и да ги организирате самите информации како прилог.

9. Ако сакате да испратите прилог, прикачете го на самиот почеток

Прикачете прилог пред да напишете писмо. Колку пати добив писмо, чија цел беше да испратам прилог, без овој прилог?! И потоа дојде писмо од истиот испраќач со фразата "Упс, овде одите!". Ваквата негрижа можеби не влијае на вашиот бизнис репутација на најдобар начин.

10. Не испраќајте непотребни датотеки.

Запомнете: кога првпат му пишувате на некого, не прикачувајте никакви прилози. Ако сеуште испраќате некоја приложба без согласност со примачот, задолжително напишете во телото на писмото каква датотека е. Инаку, може да мисли дека вашата приврзаност е вирус кој неовластено се закачи и ќе го уништи без да го прочита, бидејќи е опасно да се отвори можен вирус. Патем, ваквите вируси често доаѓаат со спам.

Не прикачувајте прикачувања со големина поголема од 5 MB, бидејќи таква непријатна ситуација е можна: во една секунда ќе ја испратите вашата датотека на mail серверот, а вашиот примач ќе го преземе за цел час. Се разбира, во никој случај не може да се испратат такви големи количини без договор со примачот.

11.Кога составувате писмо за одговор, одговорете наситепрашањата што ви се поставени

Ако некој одговорите на писмото, тогаш обидете се да одговорите на сите прашања што ви се поставени. Се чини толку природно и разбирливо, но, сепак, многу често излегува дека луѓето не одговараат на некои од поставените прашања за нив. Од моето искуство знам дека ова е едно од најчесто прекршените правила за електронска преписка. Молчењето на прашањето е многу неетичко од ваша страна - на крајот на краиштата, на друго лице му треба одговорот и го чека, но не го добива во писмото. Ако ви е тешко да одговорите, тогаш напишете директно. Само не оставајте ништо неодговорено, инаку вашиот соговорник ќе мора да го повтори своето прашање, и нема да избегнете да морате да одговорите со молкот.

Ако пишувате на пријател или добар пријател, можете да го цитирате во вашето писмо оригиналната порака во обем доволен за да ви овозможи правилно да го вратите контекстот на овој одговор, и под секоја таква понуда напишете го вашиот одговор на овој предлог или прашање. Не заборавајте да го одделите на некој начин текстот на вашата порака од текстот на цитираните писма, тогаш вашиот одговор ќе биде полесен за читање. Вообичаено, знакот ">" се користи за овие цели, иако ова не е единствената опција. Ако одговорите на бизнис писмо, тогаш оставете го целиот стар текст непроменет и напишете го вашиот одговор погоре.

12. Пред да испратите писмо, проверете го правописот,граматика и интерпункција

Фактот дека електронската пошта е брз метод на комуникација не значи дека треба да биде невнимателна. Изградете ги вашите фрази, можеби покомпетентно во однос на правописот и граматиката. Ова е важно не само затоа што неписмено напишаното писмо може да го наруши впечатокот за вас и затоа што е многу тешко да го прочитате текстот без запирка и периоди. И, ако вашата програма има опција за проверка на правописот, зошто да не ја користите?

13. Пораките мора да се одговорат.

Е-пошта е врска со други луѓе, и за ова, малку учтивост никогаш не боли. Според правилата на бонтон, на е-пораките мора да се одговори, и времето на одговор не треба да надминува три дена. Имајте на ум дека ако не одговорите на е-пошта во овој период, ова е јасно одбивање да се комуницира. Ако ви треба подолго време да одговорите на писмото, вреди да се објаснат причините за доцнењето. Кога ќе примите писмо што содржи прилог, задолжително потврдете дека прилогот го достигнал и се отвори нормално.

Кога ќе примите несакани пораки од непознати луѓе, не можете да одговорите на нив. Тие може да се избришат без да се читаат. Не добив одговор, дописникот мора да те разбере правилно. Ако тој не разбира и испраќа повторено писмо, тој е прекршител на бонтон, а не ти. Особено затоа што несаканото писмо може да се претвори како спам и секој одговор му овозможува на спамер да претпостави дека е направен контакт. Кога ќе примите несакана е-пошта со прикачена датотека, избришете ја датотеката без распакување: најверојатно тоа е извор на компјутерски вирус.

14. Не се мачишијте ја сметката за читање

Според правилата на бонтонската етикета "известување за прием / читање" е знак на непочитување и недоверба кон неговиот партнер и, како резултат на тоа, може да предизвика негова иритација. Затоа, ако сте загрижени дали вашето писмо стигнало до примачот, подобро е да го повикате откако ќе ја испратите вашата порака и проверете дали вашето писмо го достигнало или не. Исто така можете да ја напишете следнава фраза по текстот на главното писмо и пред вашиот потпис: "Ве молам да го потврдите приемот на писмото со враќање или со телефонски броеви наведени подолу".

15. Не пишувајголема буква

Не го напишете целиот текст на пораката во главниот фонт, неколку зборови истакнати на овој начин ќе ја нагласат важноста на ова место. Ако пишувате со големи букви, се чини дека викате. Ова може да предизвика иритација или друга несакана реакција од вашиот читач.

16. Никогаш не споделувајте доверливи информации преку е-пошта.

Бидете внимателни при испраќање на броевите на вашата банкарска картичка или други доверливи информации во е-пошта. Запомнете дека е-поштата може да биде пресретната и искористена за платеници. Не заборавајте дека пораката што ја испративте секогаш ќе остане во меморијата на компјутерот.

17. Не злоупотребувајте кратенки и емоционален дизајн.

Во деловната е-пошта, обидете се да не користите кратенки како BTW (патем) или LOL (се смееш гласно), исто така таканаречени емоции ("насмеани лица"). Тие се несоодветни во деловната коресподенција, особено затоа што вашиот примател можеби не го знае нивното значење.

18. На крајот од писмото бидете сигурни дека го ставате вашиот потпис.

Понекогаш постојат писма потпишани од "Одделот за маркетинг" или "Кабинетот за домување на кампусот", што предизвикува одредена конфузија. На кого и како да се обратиме во писмото за одговор? Едноставно, "Здраво", звучи како нешто безлично. Да, и јас повеќе сакам да ме контактираш по име. Ова е основа за пријателска комуникација - доверба. И довербата не е последниот квалитет што ви помага и вашиот бизнис. Затоа, мора да го поставите вашиот потпис на крајот од писмото. Потписот е мал блок на текст додаден на крајот од вашите пораки, кој ве идентификува и ги содржи вашите информации за контакт.Напишете краток текст: не повеќе од четири или седум линии. Долгиот потпис зазема многу простор и може да биде досаден. Вклучете неколку можни начини да ве контактирате (обично телефонски и факс броеви), како и линк до веб-страницата на вашата компанија.

19. Доколку не сте сигурни, не испраќајте писмо.

Станавме безлични и се криеме зад е-пошта која почнува да ги контролира нашите животи. Ние не забележуваме колку од нашата секојдневна комуникација се случува преку е-пошта, и ризикуваме да ги компромитираме односите што би можеле да ги зајакнеме преку директна комуникација или телефонски разговор. Затоа, пред да ја испратите следната е-пошта, размислете, можеби е подобро да се јавите или лично да се сретнете со вашиот примател?

Објавено на Allbest.ru

Слични документи

Основни правила на пишување на модерно писмо. Етикета за пишување писмо во современиот бизнис. Ставови кон кореспонденцијата во минатото, примери за пишување писма во минатиот век и современиот свет. Видови писма во природата: бизнис, пријателски, свечен.

апстрактно [30,3 K], додадено на 04.24.2010

Карактеристики и вредност на бизнис етика, нејзините основни принципи: точност, такт, почит, кодекс на облекување. Запознавање со меѓународните стандарди за подготовка и извршување на службени букви: ширината на полињата, граматиката, структурата на документите.

Испитување [28,9 K], додадено на 01/09/2011

Краток опис на главните карактеристики на деловната коресподенција. Правила за компонирање на е-пошта. Официјална и лична кореспонденција. Типографска е-пошта, основни правила за дизајнот на текстот. Значењето на заменки, цртички и цртички во документот.

Апстракт [24,7 K], додаден на 22.11.2014

Регистрација на стандардната буква. Адреса, датум, жалба, крај, потпис, апликација. Специјални писма. Целта на писмото. Текстот на писмото. Општи правила. Некои примери за деловна кореспонденција. Покрие писмо до договорот.

апстракт [30,4 K], додадено 04/05/2003

Концептот и видовите на бизнис етика. Етика и психологија на разговори и преговори. Бизнис појадок, ручек и вечера. Карактеристики на комуникација преку преведувачот. Место на службена кореспонденција во евиденција. Структурата на истражувањето. Видови на деловна кореспонденција.

Испитување [25,6 K], додадено на 07.10.2013

Карактеристики на говорната етика во далечинска комуникација, комуникација преку телефон, интернет. Видови телефонски разговори. Како да се однесувате со упорниот клиент. Дизајнот, големината и правилата за пишување на е-пошта. Одговори на е-пошта.

апстракт [29,7 K], додаден 21.12.2011

Карактеристики и правила за составување на писмо план со лоши вести. Пишување стратегија: анализа на целната публика, избор на соодветен канал и средства за ширење на информации. Видови букви со одбивање. Изготвување на писмени жалби.

тест [46,7 K], додаден на 11/14/2010

Канцеларија преписка како важен дел од бизнис етика. Општи барања за деловно писмо. Правила на меѓународна преписка. Потребни атрибути на деловно писмо. Типични видови на деловни писма. Интра-организациска кореспонденција, писма со честитки.

апстрактно [855,8 K], додадено на 19.06.2010

Писмо како главна алатка за деловна кореспонденција помеѓу различни претпријатија (организации, институции). Класификација на букви според стил и цел. Општи совети за презентација на бизнис писмо. Етикета на официјална комуникација.

апстрактен [26,9 K], додаден на 24.01.2012

Концептот и форма на бизнис етика. Специфични карактеристики на деловната комуникација. Принципи на употреба на етикета значи. Форми на адреси во деловна кореспонденција. Говорна ситуација и стандардни јазични алатки. Состав и јазик стандард на бизнис писма.

апстрактен [55.1 K], додаден на 18.11.2010

Делата во архивите се убаво дизајнирани според барањата на универзитетите и содржат цртежи, дијаграми, формули итн.
PPT, PPTX и PDF датотеки се прикажани само во архивите.
Препорачуваме да ја преземете работата.